Insbesondere im Retail Geschäft sollte man neben seinen eigenen Verkaufspreisen auch die Einkaufspreise kennen und wissen, von welchem Lieferanten man seine Ware beschafft. Dabei unterstützt dich nun Billomat.

Die Artikelverwaltung in Billomat sah bisher nur vor, dass Du Deine Verkaufspreise pflegen konntest, wobei pro Artikel auch die Angabe mehrerer Preisgruppen möglich ist. Nun kannst Du pro Artikel auch einen Einkaufspreis pflegen, um zu sehen, ob Du mit der Kalkulation deiner Verkaufspreise auch richtig liegst. Mit der Einführung der Lieferantenverwaltung lag es zudem für uns nahe, eine Verknüpfung der Artikel mit einem Lieferanten herzustellen. Wähle dazu im Artikelformular einfach den passenden Lieferanten aus und speichere den Artikel ab – schon ist die Verknüpfung hergestellt. In der Lieferantenansicht hast Du dann die Möglichkeit, Dir alle Artikel des Lieferanten anzeigen zu lassen. Beachte aber dabei, dass alle Verknüpfungen zu den Artikeln verloren gehen, wenn Du den Lieferanten löschst.

Bitte habe Verständnis dafür, dass Billomat nur die Hinterlegung eines Einkaufspreises und eines Lieferanten unterstützt. Billomat möchte kein ERP System sein. Wenn Du deine Artikel aus mehreren Quellen zu unterschiedlichen Einkaufspreisen beziehen kannst, dann passe den Einkaufspreis und den Lieferanten einfach an die aktuellen Gegebenheiten an.

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Auf Wunsch landen alle Dokumente, die du in deiner Dropbox ablegst, als Eingangsrechnungen in Billomat. In wenigen Klicks kann’s losgehen.

Um bei einer Eingangsrechnung eine Datei zuzuordnen, musst du diese Datei nicht zwangsläufig bei Billomat hochladen. Wenn du deine Lieferantenrechnungen in der Dropbox ablegst, kannst du Billomat damit beauftragen, die Dateien dort abzuholen.

Als erstes solltest du in Billomat den Menüpunkt „Dokumente > Eingangsrechnungen“ anklicken. Dort kannst du in der rechten Seitenspalte deine Billomat-Inbox öffnen. Zur Erinnerung: In der Inbox liegen alle Dokumente, die noch einer Eingangsrechnung zugeordnet werden müssen.

Von der Dopbox zu Billomat

In dieser Inbox findest du auch den Reiter „Cloud-Speicher“. Dort kannst du deine Dropbox mit Billomat verbinden. Ist dies geschehen, musst du noch den oder die Ordner auswählen, die Billomat überwachen soll. Wähle hier beliebig viele Verzeichnisse, auf die Billomat ein Auge haben soll.

Das war es auch schon. Sobald eine Datei (im Moment werden die Formate PDF, PNG, GIF und JPEG akzeptiert) in einen überwachten Dropbox-Ordner gelegt wird, erscheint sie wenige Sekunden später in der Billomat-Inbox und kann einer Eingangsrechnung zugeordnet werden.

P.S.: Wusstest du schon, dass du Dokumente auch per E-Mail in deiner Inbox parken kannst?

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Nach der Implementierung zahlreicher neuer Features wie den Eingangsrechnungen und den Lieferanten war es für uns an der Zeit, die in die Jahre gekommene Schaltzentrale neu zu überdenken. Da jeder Nutzer Billomat für unterschiedliche Zwecke einsetzen kann, war es für uns naheliegend, die Schaltzentrale zu einem individuellen und flexiblen Unternehmenscockpit umzubauen.

Die neue Schaltzentrale basiert nun auf sogenannten Widgets. Widgets sind Komponenten, aus denen du dir deine persönliche Schaltzentrale zusammenstellen kannst. Für unsere bestehenden Nutzer haben wir die Schaltzentrale mit den Widgets so nachgebaut, wie du es bereits von der alten Schaltzentrale gewohnt bist. Du kannst dir nun aber deine Schaltzentrale völlig neu gestalten. Dazu findest du oben in der Schaltzentrale ein Dropdown-Menü, aus dem du dir deine Widgets aussuchen kannst. Hast du ein neues Widget ausgewählt, dann erscheint es unten als neues Widget in deiner Schaltzentrale.

Wir bieten Widgets in drei verschiedenen Größen an: groß, mittel und klein. Große Widgets gehen dabei über die volle Breite deiner Schaltzentrale und sind in der Höhe flexibel, während mittlere und kleine Widgets nur eine bestimmte Breite einnehmen und in der Höhe begrenzt sind. Dadurch kannst du mittlere und kleine Widgets platzsparend in einer Zeile nebeneinander darstellen.

Die Widgets lassen sich je nach vorhandenem Platzangebot flexibel verschieben. Fahre dazu einfach mit der Maus über den oberen Bereich des Widgets und ziehe das Widget mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position. Du kannst ein Widget selbstverständlich auch wieder aus der Schaltzentrale entfernen, indem du auf das X rechts oben bei dem Widget klickst. Manche Widgets bieten auch die Möglichkeit, Einstellungen vorzunehmen. Welche Einstellungen du an welchen Widgets vornehmen kannst, entdecke am besten selbst.

Für den Anfang stellen wir dir ganze 22 Widgets bereit. Das Angebot an Widgets werden wir aber kontinuierlich erweitern und freuen uns diesbezüglich natürlich auch auf dein Feedback und deine Ideen.

+++ Update +++

Da mehrfach der Wunsch aufkam, kannst du seit kurzem die Widgets auch in der Höhe und Breite anpassen. Fahre dazu einfach mit der Maus an den rechten oder unteren Rand des Widgets und ziehe es dir auf die passende Größe zurecht. Beachte hierbei aber, dass große Widgets ihre variable Höhe verlieren, wenn du die Höhe individuell anpasst. Mit den größenverstellbaren Widgets ist es nun auch relativ einfach möglich, die gewohnte, herkömmliche Schaltzentrale wiederherzustellen. Folgendes Video zeigt dir wie das geht.

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Seit einiger Zeit kannst du deine Eingangsrechnungen in Billomat verwalten. Wie aber kommen deine Telefon-Rechnung, die Rechnung vom Paket-Porto oder die Stromrechnungen am einfachsten zu deinem Lieblingsfakturierungs-Dienst? Ganz einfach geht das mit GetMyInvoices.

Der Nutzen von GetMyInvoices ist schnell erklärt. Anstatt sich die Online-Rechnungen bei deinem Anbieter herunter zu laden, lässt du die Software einfach die Arbeit machen. Völlig automatisiert holt GetMyInvoices deine Rechnungen bei hunderten von Anbietern ab. So hast du per Knopfdruck eine übersichtliche Sammlung all deiner Online-Rechnungen.

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Neu ist, dass GetMyInvoices die so gesammelten Rechnungen auch gleich zu Billomat hochladen kann. Sie erscheinen dann in deiner Billomat-Inbox und können wenige Klicks später als Eingangsrechnung verbucht werden.

Rechnungsupload in der Praxis

Spielen wir es einmal durch: Du startest GetMyInvoices. Das Programm lädt daraufhin deine Handy-Rechnung, die Abrechnung deines Domainanbieters, von Amazon und eBay herunter. Anschließend wandert alles zu Billomat. Und das ganz ohne lästiges Hin und Her auf den Anbieterwebseiten.

Installiere dazu zunächst einmal GetMyInvoices. Nun sind ein paar Account-Einstellungen notwendig. Damit der Upload zu Billomat klappt, benötigst du einen API-Schlüssel. In der Hilfe erklären wir, wie das geht. Öffne in GetMyInvoices den Reiter „Synchronisation“ und hinterlege deine Billomat-ID und den API-Schlüssel. Nun bist du bereit, alle Dokumente zu Billomat zu übertragen.

Anschließend kannst du unter „Alle Download-Portale“ die Anbieter einrichten, von denen du Rechnungen erhältst. Das war’s. Jetzt kannst du die Rechnungen bequem beim Anbieter herunterlanden und zu Billomat schicken.

P.S.: Mit dem Gutschein-Code „BILLOMAT“ kannst du bei GetMyInvoices bis zum Jahresende 10 Euro sparen.

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Alles hat seine Zeit. Und irgendwann kommt der Punkt an dem man das Gefühl hat, dass sich etwas ändern muss. Nur was? Wie hat sich das Internet verändert und wo muss eine Website neu angepasst werden? Und vor allem, passt das Design noch? Denn der erste Eindruck zählt ja bekanntlich.

Genau diese Gedanken haben wir uns von Billomat gemacht und sind zu dem Entschluss gekommen, dass unsere Website etwas in die Jahre gekommen ist. Wir haben uns viel Zeit dafür genommen, um unserer Website frischen Wind einzuhauchen und sie ansprechend zu gestalten. Und endlich können wir stolz unser Ergebnis präsentieren.

Die Veränderungen
Billomat präsentiert sich ab jetzt im Responsive-Design. Das heißt unsere Webseite passt sich nun auch unterschiedlichen Bildschirmgrößen an. Die Seite kannst du ab jetzt auch unterwegs bequem von deinem Smartphone oder Tablet aufrufen – die Website ist von uns auch dafür optimiert worden.

In diesem Jahr sind viele neue Funktionen hinzugekommen. Da wäre z. B. Gini, die automatische Erfassung deiner Eingangsrechnungen. Oder wir haben die Schaltzentrale verändert. Die kannst du schon seit einiger Zeit mithilfe der Widgets nach deinen Wünschen anpassen. Von Beginn an ist Billomat außerdem auch schon auf unsere internationalen Kunden und Mehrsprachigkeit ausgerichtet.

Neue Funktionen
Und nächstes Jahr? Auch dann möchten wir dir wieder neue Funktionen bieten. In einem Vorlageneditor kannst du bald deine Rechnungsvorlagen gestalten. Demnächst kannst du auch Briefe an deine Kunden schreiben – sag deinen Kunden für ihre Treue mal: Danke! Oder halte sie auf dem aktuellen Stand, indem du sie über deine neuesten Angebote informierst. Ebenso ist auch eine Payment-Lösung in Arbeit. Deine Kunden können in Zukunft also auch bequem online über Billomat bezahlen. Damit du  Rechnungen, Angebote und Mahnungen auch problemlos von unterwegs schreiben kannst, erwarten dich bald auch die mobilen Apps für Android und iOS. Ach ja, auch im Kundenportal kannst du dich auf tolle Erweiterungen freuen.

Unser Rechnungsprogramm bietet noch viele weitere tolle Features. Uns war es daher ein echtes Anliegen die Website leicht verständlich und übersichtlich zu gestalten. Das neue Gewand ist auch ein erster Vorgeschmack auf das, was noch kommen wird. Und darauf freuen wir uns besonders! Denn auch das Design im Rechnungsprogramm selbst möchten wir so schnell wie möglich entsprechend anpassen.

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Das Billomat-Kundenportal wird sehr rege genutzt – eine Funktion wurde jedoch sehr häufig gewünscht: ein Passwortschutz. Grund genug, diesen nun nachzurüsten.

Ein Passwortschutz und die Möglichkeit, Rechnungen direkt im Portal bezahlen zu lassen (kommt auch sehr bald) waren die zwei häufigsten Funktionswünsche zum Kundenportal. Den Passwortschutz haben wir nun nachgerüstet. Mit wenigen Klicks erweiterst du den geheimen Portallink für deinen Kunden um ein Passwort.

Der Weg führt zu „Einstellungen > Kundenportal“. Neben dem geheimen Link kannst du hier jetzt „Passwort“ als Login-Methode wählen. Danach (Speichern nicht vergessen) gibt es für jeden Kunden eine individuelle Kombination aus Login und Passwort.

Passwortschutz aktivieren

Öffnest du nun eine Kundenakte findest du dort die Zugangsdaten für den Kunden. Das Passwort, das Billomat bereits durch eine kryptische Zeichenfolge vorbelegt, kannst du nach Herzenlust ändern

Das war’s. Ab sofort wird der Kunde beim Aufruf des Kundenportals nach seinem Login gefragt. Ohne diesen sperrt Billomat den Zugang zu den Rechnungen.

Vielen Dank für euer Feedback und viel Spaß mit dieser Extraportion Sicherheit.

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Das Kundenportal ist um eine neue Funktion gewachsen. Jetzt können deine Kunden ihre Rechnungen ganz bequem bezahlen – per Kreditkarte, Paypal, Lastschrift oder Giropay. Wir verraten, wie es geht.

Im Billomat-Kundenportal können deine Kunden ihre Rechnungen und andere Dokumente bequem online und zu jeder Zeit einsehen. Doch irgendetwas fehlte bisher noch. Nach dem erst vor kurzem eingefügten Passwortschutz bekommt das Kundenportal wieder ein neues Feature dazu. Von nun an ist es für deine Kunden auch möglich, ihre Rechnungen oder Mahnungen auch online zu bezahlen. Das war ein Wunsch vieler Billomat-Nutzer und wir freuen uns jetzt, diese Funktion endlich nachgerüstet zu haben.

Um die frisch integrierte Paymentlösung zu nutzen, benötigst du nur wenige Schritte. Der Weg führt hier über: Einstellungen > Kundenportal. In der rechten Spalte kannst du die Aktionen für deine Kunden und dein Kundenportal freischalten. Wichtig ist hier, dass du ein Häkchen bei „Rechnungen und Mahnungen bezahlen“ setzt. Damit öffnet sich ein kleines Informationsfeld. Wenn du hier über den Link: weitere Informationen gehst, gelangst du direkt auf  die Seite, auf der du noch wenige Daten nachpflegen musst. Dabei ist es notwendig, dass alle Felder von dir ausgefüllt werden. Dann kannst du es abspeichern.

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Was passiert jetzt? Deine Daten werden nun zu unserem Payment Vertragspartner: „Evo-Payments-International“ gesendet und dort überprüft. Daraus wird nun ein Dokument erstellt, dass du so schnell wie möglich zugesendet bekommst. Das musst du dann nur noch unterschreiben und anschließend wieder zurücksenden. Fertig! Nach wenigen Tagen, und du wirst selbstverständlich darüber informiert, ist die online Zahlungsfunktion für Deine Kunden freigeschaltet.

Und was kostet das nun? Eine Übersicht über die Kosten haben wir hier zusammengestellt.

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Am Dienstag, den 17. März war es soweit. Billomat hat das Gütesiegel SOFTWARE HOSTED IN GERMANY-Siegel verliehen bekommen. Der Bundesverband IT-Mittelstand e.V. lud zu einer feierlichen Übergabe des Zertifikats zur CeBit 2015 nach Hannover ein.

Quelle: BITMi , Steve Mattuschka, Billomat, Martin Hubschneider, BITMi

Was aber ist genau jetzt passiert? Gab es neue Veränderungen bei Billomat? Die Antwort: Nein! Billomat wurde eigentlich nur anhand verschiedener Kriterien auf sicherheitsrelevante Aspekte überperpüft. Und welche Kriterien sind jetzt damit gemeint und vor allem, was ist daran für euch als Billomat-Nutzer und eure Kunden interessant? Hier die wichtigsten Punkte dazu:

• Die Software Billomat und alle Nutzerdaten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert.
• Für die gehostete Software gilt ausschließlich deutsches Recht, insbesondere das deutsche Datenschutzrecht, das BGB und das HGB.
• Die Qualitätssicherung der Software ist in Deutschland erfolgt.
• Das komplette Programm, von der Oberfläche bis zu den Hilfethemen, gibt es in deutscher Sprache.
• Und das wichtigste überhaupt: Billomat sitzt in Deutschland und ist auch dort entwickelt worden!

Also kurz zusammengefasst: Alles läuft auf deutschem Boden. Und das soll auch so bleiben. Aber nicht nur das. Unter anderem ist Billomat ab nun auch stolzes Mitglied des Bundesverbandes IT-Mittelstand e.V.

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Mit Billomat kannst du Rechnungen, Angebote, Mahnungen und weitere Dokumente im Handumdrehen erstellen. Wäre es nicht schön, wenn du deinen Kunden auch mal außer der Reihe etwas schreiben könntest? Vielleicht einen Brief, in dem du sie über aktuelle Angebote, neue Leistungen oder Produkte informierst?

Mit dieser neuen Funktion sind wir dem Wunsch vieler Billomat Nutzer nachgekommen. Endlich hast du die Möglichkeit Briefe kinderleicht zu erstellen und anschließend zu versenden. Und so geht’s:

Dokumente > Briefe > neuer Brief

Jetzt kannst du wählen, ob du einem Kunden oder einem Lieferanten anschreiben möchtest. Nachdem du dich entschieden hast, kannst du ganz einfach eine Bezeichnung für interne Zwecke, einen Betreff und einen Brieftext eingeben. Im Brieftext sind auch einfache Textauszeichnungen (fett, kursiv, unterstrichen) erlaubt, um bestimmte Textpassagen besser hervorzuheben. Diese Textauszeichnungen werden momentan allerdings nur von der Standardvorlage unterstützt.

Nachdem du den Brief abgespeichert hast, befindet sich dein Brief zunächst noch im Entwurfsstatus. Nun kannst du ihn noch einmal bearbeiten, ihn dir in der Vorschau ansehen oder ihn abschließen. Wenn du deinen Brief abgeschlossen hast, kannst du ihn dann als Fax, als E-Mail oder ganz konventionell per Post versenden.

Übrigens: Du musst nicht zwingend die Standardvorlage von Billomat verwenden. Ebenso kannst du dir deine Vorlage auch selber erstellen. Eine Beispiel-Vorlage dafür findest du hier:

Hilfe > Einstellungen > Briefpapier: Eigene Vorlagen

Und noch etwas: Im Kundenportal kannst du erstellte Briefe an deine Kunden auch online sichtbar machen. Hierfür musst du nur die Option „Briefe“ in den Einstellungen freischalten:

Einstellungen > Administration > Kundenportal > Briefe

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Die Arbeit mit Billomat hat viele Vorteile. Besonders, weil du die Möglichkeit hast Prozesse zu automatisieren. So kannst du zum Beispiel immer wiederkehrende Rechnungen erstellen, die sogenannten Abo-Rechnungen. Oder du kannst deine Rechnungen als Brief über unseren Partner PixelLetter automatisch versenden. Und wenn du einen Amazon-Shop hast und Amazon-Seller bist, kannst du jetzt sogar deine Rechnungen nach einem verkauften Artikel vollautomatisch erstellen lassen. Hierfür hat unser Partner elastic.io eine Verbindung geschaffen, die es ermöglicht Amazon und Billomat miteinander zu vernetzen. Ganz platt gesagt, ist es eine Art Adapter, der deine Daten aus dem Verkauf in Rechnungen umwandelt. Während du früher deine Verkäufe noch selbst erfassen musstest, um daraufhin Rechnungen zu schreiben, kannst du damit jetzt sehr viel Zeit sparen!

Und so funktioniert’s:

Zuerst musst du dich bei elastic.io registrieren. Kostet das was? Nein. Zumindest nicht am Anfang. Der monatliche Preis richtet sich aber nach der Benutzung. Konkret heißt das, wenn du im Monat nicht mehr als 100 Artikel verkaufst, dann kannst du diesen Dienst kostenfrei nutzen. Verkaufst du mehr, musst du dann monatlich auch was bezahlen.

Hast du dich registriert, musst du deinen „Amazon-MWS -Account“ (Marketplace Web Service) hinterlegen. Dafür gibst du einfach einen Namen für deinen Shop ein. Weiter benötigst du dazu lediglich noch deine „Seller-ID“. Die hast du schon bei der Registrierung deines Amazon-Shops bekommen. Das Feld für den „MWS Auth Token“ brauchst du übrigens nicht auszufüllen.

Jetzt musst du natürlich auch noch deine Billomat-Daten in hinterlegen. Dafür benötigst du deine „Billomat-ID“ und deinen „API-Key“. Den findest du übrigens auf folgendem Weg: Login > Benutzereinstellungen (dein Name links oben neben dem Abmelden-Button) > API Zugriff aktivieren > API-Schlüssel anzeigen > Schlüssel kopieren und bei elastic.io einfügen.

Das war’s aber noch nicht ganz. In deinem Amazon Seller-Account musst du elastic.io noch eine Berechtigung erteilen, damit deine Verakufsdaten exportiert werden können. Mehr Informationen und eine genaue Anleitung, wie du den Zugriff einrichten kannst, erhältst du unter folgendem Link: https://developer.amazonservices.com/gp/mws/faq.html#accessToDeveloper.

Schau‘ dir den ganzen Einrichtungsprozess auch in folgendem Video an. Wenn du alles eingerichtet hast, kannst du zusehen, wie deine Rechnungen nach dem Verkauf eines deiner Produkte automatisch von Billomat geschrieben werden.

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Wir haben gute Nachrichten: Das Leben deines Steuerberaters dürfte von heute an bedeutend einfacher werden! Denn es ist ab sofort möglich, die Bewegungs- und Stammdaten aus Billomat in ein DATEV und / oder Agenda freundliches Datenformat zu exportieren. DATEV und Agenda sind die beiden Marktführer im Bereich der Buchhaltungssoftware und werden von zahlreichen Steuerberaterkanzleien genutzt.

Was bedeutet das genau? Ganz einfach: Es bedeutet, dass die exportierten Daten problemlos an den Steuerberater weitergeleitet werden können. Dieser ist nun in der Lage, die Daten mit wenigen Klicks in die jeweilige Software zu importieren. So können Zeit, Geld, Schweiß und – so sagt man sich – auch Wut und Tränen eingespart werden. Ganz einfach und problemlos. Kein lästiges, stundenlanges Abtippen mehr! Kein an jeder Ecke wartender Fehlerteufel! Stattdessen ermöglichen wenige Klicks eine umfangreiche, nahtlose Übergabe der Buchhaltungsdaten. Und das alles dank der nun existierenden, direkten Schnittstelle zwischen Billomat und deinem Steuerberater.

Hier zeigen wir dir nun, wie das alles geht: Gehe dazu auf „Einstellungen“ und klicke unter der Rubrik „Konfiguration“ auf den Link „Buchhaltung“.

Dort hast du zunächst die Möglichkeit zu wählen, welcher Kontenrahmen verwendet werden soll. Billomat bietet hier als Vorbelegung sowohl SKR03, als auch SKR04 an. Für diejenigen, die mit den Bezeichnungen noch nicht vertraut sind: SKR steht für „Standard-Kontenrahmen“. Zum Zwecke einer einheitlichen Buchhaltung können über Kontenrahmen die verschiedenen Kontenarten in so genannte Kontenklassen zusammengeführt und nummeriert werden. Zudem ist es in den Einstellungen möglich, die einzelnen Kontonummern ganz individuell den eigenen Bedürfnissen anzupassen.

Während die Verwendung der jeweiligen Erlöskonten, Aufwandskonten und Geldkonten sich aus dem Kontext der vorliegenden Daten aus den Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen sowie den dazugehörigen Zahlungsein- und ausgängen ergibt, muss bei den Personenkontonummern (Debitoren und Kreditoren) noch eine Logik definiert werden, wie diese Kontonummern beim Export vergeben werden sollen.

Bei den Debitorenkontonummern stehen dir dazu folgende drei Varianten zur Verfügung:

1. Alle Debitorenbuchungen werden auf ein einziges, konfigurierbares Sammelkonto gebucht.
2. Die Kundennummer entspricht der Debitorennummer. Wenn die Kundennummer so vergeben wird, dass sie der Debitorennummer entspricht, kann diese Einstellung verwendet werden.
3. Am Kunden selbst wird explizit eine Debitorennummer vergeben. In der Kundenakte gibt es dazu nun die Möglichkeit, dem jeweiligen Kunden eine feste Debitorennummer zuzuweisen.

Dieses Prinzip gilt ebenso für die Kreditoren bzw. Lieferanten, mit der Einschränkung, dass über Billomat keine Lieferantennummern vergeben werden können und Option 2 somit entfällt.

Klickst du dann auf „Export in Buchhaltungsprogramme“, gelangst du auf die Seite, auf der du schließlich die Bewegungs- und Stammdaten exportieren kannst. Hier darfst du dann auch aussuchen, für welche Buchhaltungssoftware exportiert werden soll: DATEV oder Agenda.

Und das war es auch schon. Wir hoffen, mit der Implementierung eines DATEV- / Agenda-freundlichen Exports einen weiteren bedeutenden Schritt hin zur Bewältigung der Buchhaltungsaufgaben getan zu haben, der dir und deinem Steuerberater dabei hilft, wertvolle Zeit zu sparen. Als Hinweis sei jedoch noch angemerkt, dass dein Steuerberater natürlich weiterhin deine Buchhaltungsdaten genau prüfen muss.

Der Beitrag Buchhaltungsexport für DATEV und Agenda erschien zuerst auf Billomat.

Vom 31.10. bis 01.01.2015 fand die Messe START in Nürnberg statt. Existenzgründer und junge Unternehmer informierten sich bei der zweitägigen Messe rund um die Themen Gründung, Finanzierung, Nachfolge und Franchising. Ca. 50 Aussteller sowie zahlreiche Vorträge und Best-Practice-Beispiele boten die Gelegenheit, sich fit für die Selbstständigkeit zu machen.

Neben Businessplan, Finazierung und Marketingplanung beschäftigt sich jeder Selbstständige mit der Frage: Wie schreibe und verwalte ich meine Rechnungen ohne viel Aufwand?

Am Billomat-Stand fanden Kunden und Interessenten aller Branchen dazu Antworten. Unser Messeteam informierte Messebesucher ausführlich darüber, wie sie Rechnungen, Angebote und Mahnungen einfach online erstellen können. Im persönlichen Gespräch gab es die Möglichkeit zum fachlichen Austausch sowie zum Testen von Billomat.

Positive Erfahrung mit der START-Messe

Von unserer Teilnahme an der START nehmen wir viele neue Ideen und positive Eindrücke mit. Die Messe bietet eine gute Plattform für die persönliche Begegnung mit Kunden sowie Interessenten, bei der wir zahlreiche neue Kontakte knüpfen konnten.
Danke an alle Besucher für die interessanten Gespräche und das hilfreiche Feedback!

Der Beitrag START-MESSE für Existenzgründer erschien zuerst auf Billomat.

Was war nochmal der Unterschied zwischen Kreditoren und Debitoren? Worauf musst ich bei einer Rechnung ins Ausland achten und welche Pflichtangaben auf Rechnungen sind gesetzlich vorgegeben? Wenn du dich das auch schon gefragt hast, dann schau doch mal im neuen Billomat-Lexikon nach.

Dort findest du ab sofort Anworten auf diese und andere Fragen. Ob Kleinunternehmer, Existenzgründer oder Freiberufler – hier erhälst du Unternehmerwissen online. Du erfährst alles Wichtige rund um das Thema Rechnungen und Selbstständigkeit: Von Angebot bis Zahlungseingang ist alles kompakt und verständlich erklärt, damit du dich im betriebswirtschaftlichen Begriffsdschungel der Unternehmerwelt leichter zurecht findest.

Mit Erlösen, Forderungen oder Vorsteuerabzug hast du als Selbstständiger immer wieder zu tun. Aber wie sind diese Begriffe genau definiert und was steckt dahinter? Weitere Informationen zu diesen und anderen Begriffen findest du im Lexikon, das wir ständig erweitern.

Wie berechnet man Erlöse und was sind Forderungen?

Wenn du deine Erlöse berechnen willst, multiplizierst du die Menge deiner verkauften Güter beziehungsweise Dienstleistungen mit den jeweiligen Verkaufspreisen. Forderungen bedeuten, dass ein Gläubiger gegenüber dem Schuldner einen bestimmten Anspruch hat. Eine offene Rechnung an deinen Kunden ist somit eine Forderung, genauso wie der Kunde dir gegenüber einen Anspruch auf die Lieferung eines Produkts oder die Leistungserbringung hat.

Wann darf man Vorsteuer abziehen?

Der Vorsteuerabzug ist im Umsatzsteuergesetz (§§ 15, 15a UStG) geregelt. Dort wird definiert, in welchen Fällen du als Unternehmer Vorsteuerbeträge abziehen darfst. Wichtig ist dabei, dass ausschließlich Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und dir dafür eine nach § 14 und § 14a UStG ordnungsgemäße Rechnung vorliegen muss.

Erweitere dein Unternehmerwissen online mit Billomat

Unser Ziel ist es, dir den Unternehmeralltag zu erleichern. Dazu dient natürlich die Billomat-Software selbst, mit der du einfach Rechnungen online schreiben, deine Dokumente, Kunden sowie Artikel verwalten kannst und vieles mehr. Darüber hinaus findest du hier im Blog sowie unserem Magazin zahlreiche Beiträge, die dich sowohl bei der Anwendung von Billomat als auch bei deinen täglichen Aufgaben unterstützen.

Mit dem Billomat-Lexikon hast du nun zusätzlich ein hilfreiches Nachschlagewerk zur Hand, das bei fraglichen Begriffen schnell für Klarheit sorgt. Vielleicht gibt es aber trotzdem noch den ein oder anderen Begriff, den du gerne erklärt bekommen möchtest? Lass es uns wissen, wir freuen uns über eure Vorschläge.

Der Beitrag Billomat-Lexikon liefert Unternehmerwissen online von A bis Z erschien zuerst auf Billomat.

„Rechnungen einfach online schreiben“, das ist seit jeher das Credo von Billomat. Nun ist heutzutage aber „online“ nicht mehr gleich „online“. Musste man vor einigen Jahren noch zwangsläufig vor dem eigenen PC sitzen, um in die weite Welt des Internets abzutauchen,  gelingt dies dank Smartphones und Tablets heute mühelos auch von der nächsten Parkbank, dem Schwimmbad oder dem Einkaufszentrum aus.

Billomat jetzt auch mobil mit der neuen Android-App nutzen.

Überall online mit der neuen Billomat-App für Android

Für manche Segen, für andere Fluch, doch Fakt ist: Smartphones haben unsere Gesellschaft revolutioniert, unseren Alltag verändert. Man ist immer und überall online. Dementsprechend werden auch Rechnungen nicht mehr nur vom heimischen Computer aus geschrieben, sondern auch gerne mal von unterwegs. Dies war bei Billomat bislang lediglich über den konventionellen Browser üblich, was sich für Smartphone-Nutzer in der Regel als mühsam und alles andere als praktikabel erwiesen hat. Dementsprechend erreichten uns auch immer wieder Wünsche nach einer mobilen App, um Billomat endlich nicht mehr nur überall online nutzen zu können, sondern auch mit sämtliche Geräten, die dazu in der Lage sind.  Diesen Vorschlägen sind wir gefolgt, sodass wir nun endlich bekannt geben können: Das Warten hat ein Ende, sie ist da – die mobile Billomat-App für alle Android-basierten Tablets und Smartphones!

Ergänzung zur Browser-Version

Eine App zu erstellen ist immer eine Herausforderung. Einerseits muss sie übersichtlich, handlich und leicht zu bedienen sein, andererseits muss sie aber auch all die Feature aufweisen können, die den „großen Bruder Browseranwendung“ auszeichnet. Eine Gratwanderung sozusagen, weswegen wir uns entschieden haben, erst einmal nur die Basic-Funktionen von Billomat in die App zu integrieren, aber gleichzeitig daran zu arbeiten, die App Schritt für Schritt umfangreicher werden zu lassen, allerdings ohne in punkto Übersichtlichkeit Einschränkungen hinnehmen zu wollen.  Aus diesem Grund sind wir auch auf euch angewiesen: Auf euer Feedback, eure Erfahrungen, eure Wünsche, eure Kritik. Haltet damit nicht hinter dem Berg, sondern teil uns mit, was gut läuft, was verbessert werden sollte und was unbedingt hinzugefügt werden muss. Das wichtigste für eine App in der Anfangsphase sind immer die Reaktionen ihrer Nutzer.

Jetzt herunterladen im Google Play Store

Aber auch kurz nach der Veröffentlichung kann die Billomat-App schon mit zahlreichen Funktionen aufwarten, die euch eine produktive Nutzung von Billomat via Tablet und Smartphone erlauben. Hier eine Auflistung der bisherigen Funktionen im Überblick:

• Erstellen und Verwalten von Rechnungen
• Artikel- und Kundenverwaltung
• Rechnungsversand per E-Mail
• Personalisiertes Design in der Anwendung, in der App und in den Dokumenten

Als Pionier auf dem Gebiet der Online-Frakturierung bietet Billomat nun seit rund 8 Jahren eine umfassende Software für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler an. Die neue App ergänzt jetzt die Browseranwendung und vervollständigt das Angebot von Billomat. Als Nutzer von Billomat seid ihr nun flexibler und spart noch mehr Zeit. Und auch für alle Kunden, die sich für iOS-Produkte entschieden haben: Auch eine iOS-kompatible Billomat-App ist in der Arbeit und wird in den nächsten Wochen ebenso auf den Markt kommen.

Der Beitrag Billomat-App für Android-Geräte veröffentlicht! erschien zuerst auf Billomat.

Endlich ist sie da, die Billomat-App für iOS! Ab sofort können auch iPhone Nutzer ihre Buchhaltung bequem von unterwegs erledigen. Die langersehnte Billomat-App für iOS steht für dich kostenlos im Apple Store bereit: Jetzt downloaden!

Buchhaltung von unterwegs

Smartphones machen das Leben leichter, und Billomat deine Buchhaltung! Ganz egal wo du gerade bist, mit der Billomat iOS App hast du deine Kundendaten und Buchhaltung immer in deiner Tasche.

Die Billomat-App für iOS ist die perfekte Lösung für Freiberufler, Selbständige und Kleinunternehmer, die viel unterwegs sind. Deine Daten werden automatisch mit der Billomat Webanwendung synchronisiert und gewährt somit eine nahtlose Rechnungsstellung von all deinen Endgeräten.

Mobile Buchhaltung mit der Billomat-App

Schreibe deine Rechnungen zukünftig schnell und bequem von unterwegs mit deinem iPhone. Speichere deine Rechnungen als PDF und versende sie direkt an deine Kunden. Das ist Buchhaltung 2.0!

Die Billomat iOS App kann noch viel mehr:

• Verwalte deine Kundendaten mit deinem iPhone
• Lege Artikel an und schreibe Angebote
• Verbuche deine Rechnungen und behalte Überblick über deine Finanzen

Vermisst du Funktionen innerhalb der App? Und wie gefällt dir das Design? Wir freuen uns auf dein Feedback!

PS: Natürlich kommen auch unsere Android Nutzer voll auf ihre Kosten. Lade die Billomat-App für Android basierte Geräte jetzt kostenlos im Google Playstore herunter!

Der Beitrag Billomat-App jetzt auch für iOS! erschien zuerst auf Billomat.

Lästiger Papierkram nervt! Vor allem wenn es darum geht, Daten aus einer Rechnung Schritt für Schritt in deine Buchhaltungssoftware zu übertragen. Genau aus diesem Grund bieten wir unseren Billomat Usern seit 2014 eine Gini Anbindung an.

Gini, was ist das überhaupt?

Vielleicht hast du Gini noch nicht bemerkt? Dann lass mich kurz erklären, wie dir Gini bei deiner Buchhaltung das Leben leichter machen kann.

Stellt dir vor, du erhältst eine Rechnung in Dateiformat (PDF oder Bild) per Mail. Diese willst du natürlich als Eingangsrechnung in deinen Billomat Account anlegen. Doch anstatt die Rechnungsdaten zeitaufwendig per Copy-Paste aus deinem Dokument in deinen Billomat Account zu übertragen, kannst du sie auch einfach automatisch auslesen lassen. Das Zauberwort heißt Gini!

Gini analysiert dein Dokument und überträgt Daten wie das Rechnungsdatum, die Kundennummer oder den Rechnungsbetrag ganz von allein in die entsprechenden Felder. Damit sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Nerven!

NEU: Gini für ALLE!

Die Gini Anbindung an Billomat ist eigentlich nichts Neues. Was sich für Billomat Nutzer ändert ist die Verfügbarkeit der automatischen Dokumentenanalyse. Ab dem 1. April 2016 benötigen unsere Billomat Kunden ab Tarif S+ keinen separaten Gini Account mehr, um Dokumente auszulesen. Dein Billomat Account ist alles was du brauchst. Für Billomat Nutzer im kostenfreien S Tarif ist die Anbindung nicht verfügbar.

Probiere es doch gleich mal aus:
(1) Lade dein Dokument als Eingangsrechnung hoch. Die Option findest du in deinem Billomat Account unter dem Menüpunkt Dokumente.
(2) Warte auf den magischen Gini Moment.
(3) Überprüfe die von Gini übertragenen Daten oder vervollständige deine Eingangsrechnung.

So einfach ist Buchhaltung mit Billomat!

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Drucken, Falten, Eintüten und Frankieren – Rechnungen per Post zu versenden raubt Zeit und lenkt dich von deinen Kernaufgaben ab! Genau aus diesem Grund hat Billomat bereits vor einiger Zeit den Online-Lettershop PixelLetter angebunden.

Was bringt mir PixelLetter?

PixelLetter übernimmt den Versand von Briefen und Faxen für dich mit nur einem Klick. Damit sparst du dir das lästige Ausdrucken, Eintüten, Briefmarkenlecken und den Gang zur Post! Zusätzlich kannst du deine elektronisch erstellten Rechnungen Dank der Zusatzfunktion mit einer qualifizierten digitalen Signatur per E-Mail versenden.

Neu: Abo-Rechnungen automatisch versenden

Billomat bringt dich einen Schritt näher zum papierlosen Büro! Die Nutzung der Zusatzfunktion funktioniert ab sofort auch für Abo-Rechnungen! Wenn du also in regelmäßigen Abständen Rechnungen schreibst, beispielsweise für Hosting-Pakete, Berater Pauschalen, Wartungsverträge oder ähnliches, kannst du diese nun ebenfalls über PixelLetter abhandeln.

Deine Vorteile auf einen Blick:
✔ Du sparst Zeit!
✔ Du kannst dich auf deine Kernaufgaben konzentrieren!
✔ Du tust etwas für die Umwelt!
✔ Du vermeidest Fehler und Verzögerungen beim Versand!
✔ Du minimierst Papierkram und bringst Ordnung in dein Büro!
✔ Die Integration der PixelLetter ist komplett kostenlos!

Haben wir dich überzeugt? Dann probiere es doch einfach mal aus und versende deine Rechnungen und Abo-Rechnungen zukünftig automatisch! Die Zusatzfunktion kannst du unter Einstellungen > Add-Ons in deinem Billomat Account aktivieren. Um die Dienstleistungen des Lettershops zu nutzen, musst du dir vorab einen Account bei PixelLetter anlegen. Die Abrechnungen der Dienste erfolgt direkt über den Drittanbieter.

PS: Jeder Billomat Kunde erhält übrigens 5% Rabatt auf alle PixelLetter-Leistungen.

Der Beitrag PixelLetter jetzt auch für Abo-Rechnungen! erschien zuerst auf Billomat.

Billomat Updates April 2016. Auch wenn du es vielleicht nicht merkst, auf Billomat tut sich tagtäglich etwas. Während unser Technikteam tatkräftig am großen Redesign der Seite arbeitet, stellen wir jede Woche auch noch neue Funktionen und Updates online, um dir das Arbeiten mit Billomat zu erleichtern. Das sind häufig nur ganz kleine Dinge, du hast sie vielleicht noch gar nicht bemerkt. Aber sie können deinen täglichen Workflow auf Billomat essentiell erleichtern. Hier ein Überblick über die letzten Billomat Updates.

Die neusten Billomat Updates

Für Vergessliche: Billomat-ID anfordern!

In der Flut an E-Mails, Passwörter und Tools kann man schon mal den Überblick verlieren. Bisher musstest du dich an das Billomat Support Team wenden, solltest du deine Billomat-ID mal vergessen haben. Totaler Mumpitz oder? Das finden wir auch! Ab sofort gibt es eine (längt schon überflüssige) Billomat-ID vergessen Funktion.

PS: Das geht natürlich auch beim Login über die Billomat App!

Für Agile: Billomat-ID selber ändern!

Ansprechpartner oder Firmennamen ändern sich manchmal schneller, als du denkst. Toll ist es natürlich, wenn du deinen Billomat Account ebenso flink an die neuen Gegebenheiten anpassen kannst. Ein häufiger Knackpunkt dabei: Die Billomat-ID. Diese kannst du neuerdings bequem und eigenständig über die > Einstellungen ändern.

Für Buchhalter: Abweichende E-Mail Adresse für Rechnungen!

Der E-Mail basierte Rechnungsversand ist so eingestellt, dass deine Rechnungen automatisch an die auf Billomat hinterlegte E-Mail Adresse versendet werden. Möchtest du deine Rechnungen lieber auf eine alternative E-Mail Adresse erhalten, beispielsweise direkt an die Kollegen von der Buchhaltung? Unter > Einstellungen > Rechnungen kannst du jetzt eine abweichende E-Mail Adresse für den Rechnungsversand definieren.

Für Geschäfte mit Privatkunden: Bruttorechnungen erstellen!

Schreibst du hin und wieder Rechnungen oder Angebote an Privatpersonen? Dann weißt du sicherlich auch, dass du bei der Kommunikation mit Privatpersonen laut Preisangabenverordnung immer den kompletten Endpreis kommunizieren musst. Zum Glück kannst du mit Billomat sowohl Bruttorechnungen (an Privatkunden) als auch Nettorechnungen (an B2B-Kunden) erstellen. Rufe dazu einfach ein neues Dokument auf (z.B. Rechnung oder Angebot) und nutze die Option > Währung und Preisbasis in der rechten Sidebar.

Hast du Fragen zu den Billomat Updates oder vermisst du wichtige Funktionen? Dann schreibe uns einfach eine E-Mail an support@billomat.com.

Viele Grüße,

Doreen von Billomat

Der Beitrag Die neusten Billomat Updates – April 2016 erschien zuerst auf Billomat.

Wenn du ein neues Dokument mit Billomat erstellen und versenden möchtest, musst du Rad nicht neu erfinden. Billomat stellt dir viele kostenlose Mustervorlagen bereit, zum Beispiel für Rechnungen, Angebote, Mahnungen, Lieferscheine, Gutschriften und viele mehr.

• Mustervorlage Rechnung
• Mustervorlage Kleinbetragsrechnung
• Mustervorlage Gutschrift
• Mustervorlage Angebot
• Mustervorlage Mahnung

Suchst du weitere kostenlose Mustervorlagen? Alle verfügbaren Mustervorlagen findest du auf Billomat unter > Einstellungen > Briefpapier: Eigene Vorlagen > Mustervorlagen (zu den kostenlosen Mustervorlagen). Klicke einfach auf die benötigte Vorlage und schon beginnt er automatische Download.

Kostenlose Mustervorlagen runtergeladen – was nun?

Natürlich machen die Mustervorlagen erst dann so richtig Sinn, wenn du sie individuell auf dein Unternehmen zuschneidest. Lass mich dir erklären, was du alles machen kannst und wie du deine fertige Vorlage anschließend in deinen Billomat Account beförderst.

1. Gestalte deine Mustervorlage individuell!

Passe das Design deiner Vorlage einfach an, beispielsweise indem du die Schriftart änderst, dein Logo einbaust, eine Signatur einfügst oder gar ein paar nette Grußworte vermerkst. Mit einem ansprechenden Dokument sorgst du für Wiedererkennungswert beim Kunden.

2. Verwende Platzhalter!

Noch viel hilfreicher und wichtiger sind die Platzhalter, die du für deine Vorlage verwenden kannst. In der Mustervorlage sind sie dir bestimmt schon aufgefallen. Platzhalter sind Serientextfelder, die bei der Erstellung des Dokumentes durch ihre jeweiligen Werte und Inhalte ersetzt werden.

Ein Beispiel: Der Platzhalter für das Rechnungsdatum lautet [Invoice.date]. Durch die Verwendung von Platzhaltern in deiner Vorlage ersetzt Billomat den Platzhalter automatisch durch das korrekte Rechnungsdatum.

Ziemlich clever oder? Sollte die ausgewählte Mustervorlage nicht alle Felder enthalten, die du benötigst, kannst du einfach weitere Platzhalter hinzufügen. Eine Liste aller verfügbaren Platzhalter findest du unter > Hilfe > Platzhalter > Allgemeines zu Platzhaltern (zu den Platzhaltern).

3. Speicher deine Mustervorlage!

Hast du deine Vorlage angepasst? Dann speichere sie dir auf deinem Computer ab. Wenn du später einmal Änderungen vornehmen möchtest, beispielsweise wenn sich dein Firmensitz veränderst, kannst du immer wieder auf deine Mustervorlage zugreifen.

4. Lade deine Vorlage in deinen Billomat Account!

Lade deine Vorlage nun in deinen Billomat Account hoch, um sie zukünftig als Standartvorlage zu verwenden. Das geht unter > Einstellungen > Dokumente > Vorlage. Definiere die Art des Dokumentes, damit du auch später darauf zugreifen kannst.

5. Verwende deine Vorlage!

Nehmen wir nun an, du schreibst eine Rechnung an einen Kunden und möchtest deine individuelle Mustervorlage dafür verwenden. Eigentlich ändert sich jetzt gar nicht viel. Du klickst auf > Dokumente > Rechnungen, wählst deinen Kunden aus, definierst alle Rechnungsdetails und speicherst sie als Entwurf. Möchtest du die Rechnung anschließend abschließen oder versenden, so fragt dich Billomat, welche Vorlage du dafür verwenden möchtest. Wähle einfach die passende Vorlage aus und schon erstrahlt deine Rechnung im neuen Design. Selbiges gilt natürlich auch für alle anderen Dokumente.

Ist doch ganz einfach oder? Probiere die kostenlosen Mustervorlagen doch einfach mal aus und erstelle clevere Dokumente, die sich automatisch anpassen und zu deiner CI passen. Solltest du dabei Hilfe benötigen, dann schreibe uns einfach eine Mail an support@billomat.com.

Viele Grüße,

Doreen von Billomat

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Als Freiberufler oder Unternehmer bist du viel unterwegs? Trotzdem musst du regelmäßig Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote in Papierform ausdrucken? Gar kein Problem Dank Google Cloud Print. Mit dem Add-On kannst du deine Dateien bequem von unterwegs auf deinem heimischen Drucker oder dem nächsten Drucker in deinem Umfeld zu Papier bringen.

Überall drucken mit Google Cloud Print

Stell dir vor, du sitzt in einem Coworking Space, in deinem Lieblingscafé, in einem Meeting oder arbeitest aus dem Urlaub. Du hast eine Rechnung oder ein anderes Dokument erstellt und benötigst es in Papierform – und zwar jetzt! Mit dem Google Cloud Print Add-On kannst du deine Billomat Dokumente bequem von unterwegs über das Internet  drucken. Alles was du dazu benötigst ist eine Internetverbindung, einen Google Account und das Billomat Add-On Google Cloud Print!

Billomat Add-On aktualisiert

Wir haben das Google Cloud Print Add-On auf Billomat aktualisiert, um dir weiterhin einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten. Und das Beste: Der clevere Druck Dienst ist komplett kostenlos! Probiere es doch gleich mal aus!

Hinweis: Aufgrund der Aktualisierung des Add-Ons wurden alle bestehenden Verbindungen entfernt. Hast du das Google Cloud Print Add-On bereits vor dem Update genutzt, so musst du die Verbindung ebenfalls neu herstellen.

So aktivierst du das Add-On auf Billomat:

1. Verbinde den Drucker deiner Wahl mit deinem Computer. Klicke dazu in Chrome auf das Menüsymbol rechts oben und gehe zu > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Google Cloud Print. Mit Klick auf die Option Verwalten kannst du den Drucker auswählen, den du für den Dienst freigeben willst.
2. Aktiviere das Google Cloud Print Add-On in deinem Billomat Account über > Einstellungen > Add-Ons > Google Cloud Print. Anschließend kannst du mit Billomat auf all deine Cloud Drucker zugreifen. Der Standard-Drucker wird fett dargestellt und bei künftigen Druckaufträgen vorausgewählt.

Praktisch und einfach! Verbinde deinen Drucker einfach mit dem Internet und drucke deine Billomat Dokumente von überall auf der Welt. Das ist Buchhaltung 2.0!

Weitere clevere Billomat Add-Ons?

Willst du deine Buchhaltung noch effizienter gestalten? Dann schau dich doch mal im Billomat Add-On Bereich  um. Wir bieten dir zahlreiche clever Schnittstellen von der cleveren Texterkennung bis zum automatisierten Postversand deiner Rechnungen!

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