Wer Rechnungen schreibt, sollte unbedingt darauf achten, das Liefer- oder Leistungsdatum in jeder Rechnung auszuweisen. Ein fehlendes Liefer- und Leistungsdatum verstößt gegen die erforderlichen Pflichtangaben einer Rechnung und kann dazu führen, dass das Finanzamt sich weigert, die ausgewiesene Umsatzsteuer als abzugsfähig anzuerkennen.
Häufig wird die Rechnung zeitgleich mit der Lieferung oder Leistungserbringung ausgestellt. Beide Daten fallen demnach auf einen Tag. Warum muss ich dennoch zusätzlich das Liefer- bzw. Leistungsdatum ausweisen, obwohl das Rechnungsdatum aus der Rechnung hervorgeht?
Beim Schreiben von Rechnungen gibt es einiges zu beachten – zum Beispiel, ob das Liefer- und Leistungsdatum richtig ausgewiesen ist. Sonst könnte der Vorsteuerabzug gefährdet sein.
Gehören Liefer- und Leistungsdatum zu den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben?
Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG zählt das Liefer- oder Leistungsdatum zu den steuerlich relevanten Pflichtangaben. Verstößt die Rechnungslegende gegen die Pflichtangabenregelung, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug ablehnen. Pflichtangaben in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 9 UStG und somit auch die Angabe des Leistungs- und Lieferungsdatum nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG verfolgen das Ziel, die Erhebung der Umsatzsteuer und ihre Überprüfung sicherzustellen.
Die Rechnungsdaten müssen für das Finanzamt leicht überprüfbar und nachvollziehbar gestaltet werden, damit festgestellt werden kann, ob die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gewährleistet werden. Wenn das Leistungs- oder Lieferdatum nicht ersichtlich ist, kann das Finanzamt auch nicht nachvollziehen, wann die Umsatzsteuer und demzufolge der Anspruch auf Vorsteuerabzug entstanden ist. Die Angabe des Lieferungs- oder Leistungsdatums bei zeitgleichem Rechnungsdatum ist also nicht entbehrlich, da das Finanzamt stets im ungewissen wäre, ob beide Daten nun wirklich identisch sind oder aus anderen Gründen nicht ausgewiesen wurden.
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Warum benötigt das Finanzamt das genaue Lieferungs- und Leistungsdatum?
Fälschlicherweise wird von Rechnungslegenden häufig angenommen, dass das Rechnungsdatum allein ausreicht, um den Leistungsabschluss zu datieren. Diese Problematik lässt sich mit der Anmeldung der Umsatzsteuer zur Vorsteuer beim Finanzamt erklären. Die Umsatzsteuer wird im Leistungsmonat berücksichtigt. Wenn man die Rechnung rückwirkend nach Abschluss des Monats stellt, muss die Umsatzsteuer des Vormonats berücksichtigt werden. Liegt kein Liefer- und Leistungsdatum vor, kann das Finanzamt nicht nachvollziehen, wann genau die Umsatzsteuer entstanden ist.
Wichtige Hinweise zum Liefer- und Leistungsdatum:
- Das Liefer- oder Leistungsdatum muss aus der Rechnung hervorgehen, ganz gleich ob es mit dem Ausstellungsdatum identisch ist.
- Das Datum kann auch in einem Dokument stehen, auf welches die Rechnung Bezug nimmt z.B. Lieferschein oder Annahmeprotokoll. Für eine leichte Nachprüfbarkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung der zusätzlichen Unterlage erforderlich.
- Laut § 31 Abs. 4 UstDV ist die Angabe des Kalendermonats, in welchem die Lieferung oder Leistung abgeschlossen wurde ausreichend.
- Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro Brutto ist die Angabe des Liefer- und Leistungsdatum nicht notwendig.
- Das Liefer- und Leistungsdatum darf ebenfalls entfallen, wenn es sich um eine Rechnung über An- und Vorauszahlung handelt und der Zeitpunkt der Leistungs- oder Lieferungserbringung noch nicht feststeht. In der Rechnung ist es deutlich kenntlich zu machen, dass es sich um eine noch nicht erbrachte Leistung handelt.
Wie bestimme ich den Liefer- und Leistungszeitraum?
Die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Liefer- und Leistungszeitraumes kann im Einzelfall schwierig sein. Hier eine hilfreiche Übersicht:
| Art der Lieferung/Leistung | Zeitraum |
|---|---|
| Abhollieferung | Lieferungszeitpunkt ist die Übergabe der Ware an den Käufer. |
| Bewegte Lieferung | Der Gegenstand wird durch einen Lieferer, Abnehmer oder Dritten befördert. Lieferzeitpunkt ist wenn die Beförderung/Lieferung an den Abnehmer beginnt. |
| Lieferung frei Haus | Lieferungszeitraum ist wenn die Ware beim Empfänger eintrifft. |
| Lieferung ab Werk | Lieferzeitraum ist wenn die Ware das Lager des Lieferanten verlässt. |
| Sonstige Leistungen | Leistungszeitraum ist wenn die Leistung fertiggestellt, beendet oder abgenommen wurde. |
| Zeitlich begrenzte Leistungen | Leistung ist mit Beendigung des Rechtsverhältnisses ausgeführt. (Ausnahme: Teilleistungen) |
| Abrechnung einer noch nicht ausgeführten oder sonstigen Leistung | Rechnung über eine Anzahlung, zur Angabe des Datums ist Rechnungslegender nur dann verpflichtet, wenn Lieferungs- oder Leistungsdatum bereits feststeht. |
Grundsätze zur Angabe von Liefer- und Leistungsdatum
Im Grundsatz unterscheiden sich Rechnungen, denen eine Warenlieferung zugrunde liegt, von einer Rechnung aufgrund einer Dienstleistung. Denn die Warenlieferung erfolgt zu einem bestimmten Zeitpunkt, während eine Dienstleistung einen Lieferzeitraum umfassen kann.
Waren – Lieferdatum
Grundsätzlich kann bei einer Warenlieferung der Zeitpunkt der Übergabe einer Ware als Lieferdatum auf der Rechnung angegeben werden. Viele Waren werden jedoch über einen Dritten übergeben, wodurch der Zeitpunkt der Übergabe bei der Rechnungsstellung nicht geklärt ist. Daher ist bei einem Warenversand zum Beispiel das Datum des Versandes auf der Rechnung auf der Rechnung anzugeben.
Dienstleistung – Leistungsdatum
Dienstleister sollten grundsätzlich mit ihrem Kunden einen Abnahmetermin vereinbaren. Das schützt den Dienstleister davor, dass sich der Projektabschluss unnötig in die Länge zieht. Die Abnahme der Dienstleistung ist zudem mit dem Zeitpunkt der Leistung identisch und kann daher auch eindeutig auf der Rechnung als Lieferzeitpunkt angegeben werden.
Unbekanntes Leistungsdatum
Wenn über eine Leistung abgerechnet wird, deren Erbringung noch nicht abgeschlossen ist, dann wird eine so genannte Abschlagsrechnung gestellt. Der Abschlag ist eine Anzahlung auf eine Leistung, die erst in der Zukunft vollständig erbracht wird. Die Abschlagsrechnung muss als solche ausgewiesen sein, zum Beispiel mit der Bezeichnung à-conto-Rechnung. In diesem Fall muss die Leistungserbringung auf der Rechnung nicht ausgewiesen werden. Denn die Rechnung ohne Leistungsdatum ist nur als Teilrechnung zu verstehen, die zu einer abschließenden Rechnung mit Leistungsdatum oder Leistungszeitraum gehört.
Beispiele zur Formulierung von Liefer- und Leistungsdatum auf der Rechnung
Sowohl der Kunde als auch das Finanzamt müssen den Leistungszeitraum oder den Lieferzeitpunkt aus der Rechnung des Lieferanten oder Dienstleisters eindeutig ersehen können. Als gültige Angabe können zum Beispiel folgende Angaben verwendet werden:
- Datumsangabe von Lieferung oder Leistung
- Verweis auf Lieferschein mit Lieferdatum
- Formulierung: Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum
Was sind die Folgen einer Rechnung ohne Leistungsdatum?
Grundsätzlich gilt, dass auf jeder Rechnung Lieferdatum Pflicht ist. Wenn das Leistungs- oder Lieferdatum auf der Rechnung fehlt, dann handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Eine solche Rechnung wird durch das Finanzamt nicht anerkannt. Die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer kann aufgrund des formalen Mangels nicht als ausgezahlte Vorsteuer steuerlich geltend gemacht werden. Für die Abzugsfähigkeit der Vorsteuer ist das Rechnungsdatum nicht ausreichend.
Hinweis: Billomat erteilt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
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